為什麼每天只工作3小時,效率卻可以更高?

先思考一個問題:
你是否曾經花了很多時間做某些事,但成效卻與花的時間不成比例?

今天市場先生和你分享2個小故事:


故事1.

在一間公司裡,一位主管正在跟老闆抱怨:
「為什麼每次交辦某部屬做事,他都要花比別人多2~3倍的時間?」

老闆聽完跟這位主管說:
「你交辦事情時是怎麼說的,說一次給我聽?」

主管說:「我是詳細告訴他要做的細節後,就請他執行。」
於是老闆說:「你下次在交辦時,明確的告知他期限試試看,給的時間可以非常緊也無所謂。」

果然在加上期限後,部屬的執行效率高出2~3倍,
甚至提出非常緊繃的時間,部屬也能夠找到方法快速完成。

他們問題的關鍵在於,
如果沒有時間的限制,對於進度往往會覺得還有充足時間
於是慢慢拖、把其他事情往前安排,或是花時間在其他雜事上。

再談談另一個故事

故事2.

前幾天和一位自己創業的朋友聊到如何提高工作效率,
她總結自己多年來時間管理方法:

「我限制自己每天只工作3小時。」

這句話乍看之下很輕鬆,似乎代表不大需要工作?
其實該做的事情並沒有減少,

透過給自己的時間限制,會強迫自己區別事情的輕重、分析每件工作的價值
聚焦在重要的事情與優先順序,把不擅長與可外包的事情透過購買別人的時間來完成,最後讓效率更高。

從上面這兩個例子,可以學到2件事:

1. 「限制」會帶來「效率」

大多數人不喜歡規定或限制,
希望最好不會被任何人管、自由自在的做出任何決定。

但和許多人認知完全相反的是,「限制」其實可以帶來巨大的力量和價值

無論是時間期限,或是資源的限制,
因為有限制我們才會有創意、才會思考改善的方法。

之前曾經有一個Ted演講,提到人們在拖延事情時大腦是如何運作的,
其中關鍵的解決方法也是加上時間限制,
透過限制,強制讓大腦回到理性的操作。

我有整理一篇心得重點,可閱讀:了解拖延是怎麼發生的

2. 「沒有限制」通常等於「停止思考」

在時間或資源沒限制時,我們解決問題時從來就不會有創意,甚至是很自然而然的浪費隨手可得的資源

一場會議如果安排在30分鐘內,所有與會的人會完全聚焦在議程與重點,
反之如果會議時間沒有限制,常常會主題發散、討論毫無目標。

如果規劃好每個月的生活費,在支出上會思考如何用的更有效率,
反之沒有規劃時,只要感覺銀行有錢自己付得起,很可能就會有購物衝動。

許多高階經理人在安排自己時間時,
會把每天切割成1小時甚至半小時為單位來安排工作與會議,
這樣一來他就必須強迫自己思考如何在有限的時間內達到每一項目標。

這裡我要補充一下,

很多人以為浪費是壞事,但其實不一定

如果是浪費便宜的資源,但能換取到其他珍貴的資源,那就是好事

例如浪費便宜的電力,換到電腦的運算能力或是明亮的燈光,
或浪費便宜的石油,換到快速的交通移動能力。
即使是浪費時間,如果是在對自己人生長期而言有價值的事物上,那也不是壞事。

反之如果單純是無限制的浪費,例如原本2小時可以完成的事情拖到5小時完成,就只是沒效率而已。

總之,
限制的意思並不是要你限制每次上廁所使用衛生紙的張數,
也不是要你隨手關燈節約能源,而是對自己的目標給出資源的條件。

「限制產生力量,自由導向死亡。」-達文西
「不能制約自己的人,不能稱為自由的人。」-畢達哥拉斯

最後市場先生幫你快速總結:

1. 如果你覺得自己沒效率,試著幫自己加上一些限制

2. 一但沒有限制,人就會停止思考

3. 浪費不見得是壞事,關鍵是浪費的背後能否帶來更多效益

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