餐飲業財務報表5步驟簡單做》餐飲業創業老闆必學:快速了解每個月到底賺多少?

最後更新:2021-08-27

5步驟簡單做餐飲財務報表》餐飲業老闆一定要學會!用最簡易的方式快速上手 了解每個月到底賺多少

餐飲業是被大多數人最常選擇的創業項目之一,
許多做餐飲業的老闆因為沒學過會計,或是覺得做帳很難,
因此都是憑感覺在做生意,每個月賺多賺少自己也不太清楚,這樣是很危險的事。

從事小生意,其實自己製作財務報表並不是很困難,只要平時紀錄好每一筆收入跟支出,
每月底花幾個小時時間,就能製作出店面的財報。

本文文章市場先生團隊餐飲業創業訪談系列專題,
不使用複雜的會計理論,只用最簡單的方式,告訴你該如何製作一家小店的財務報表:

  1. 沒有製作財報會怎樣?
  2. 小規模餐飲業財務報表範例及參考財務指標
  3. 財務報表製作步驟1:計算當月營業收入
  4. 財務報表製作步驟2:盤點月底庫存並計算當月使用的原物料成本
  5. 財務報表製作步驟3:計算當月固定成本(房租、人事費用)
  6. 財務報表製作步驟4:計算當月其他費用(水電瓦斯、電信費、稅費、各項雜費等)
  7. 財務報表製作步驟5:製作表格,將營業收入減去各項成本費用,算出淨利
  8. 教你分析財務報表 找出問題在哪裡
  9. 提醒:財務數字要達到理想化,需要有不斷調整的過程

沒有製作財報會怎樣?

可能會遇到的問題:

  1. 成本亂抓、定價錯誤
  2. 員工有不當行為(偷餐或偷錢)老闆沒發現
  3. 請太多員工導致人事成本偏高
  4. 沒有算入自己的薪水,以為店面有賺錢,扣掉自己薪水後實際上沒賺
  5. 利潤不好但不知從何下手改善

每月製作財務報表的好處:

  1. 了解每月店面營收趨勢,以安排最適當的人力及做出因應的經營策略
  2. 了解各項費用支出佔比,找出可以節省成本、提升淨利的地方
  3. 以數字化管理,若有任何異常狀況可第一時間發現
  4. 清楚知道每月淨利,幫助經營決策,該繼續擴大經營還是需調整方向
  5. 以財報數字進行股東分紅或再投資

小規模餐飲業財務報表範例及參考財務指標

小規模餐飲業財務報表範例及參考財務指標

項目 金額 佔營業收入 參考財務指標
營業收入 644,183 100% 營業收入最好在房租的10倍以上
原物料成本 (294,260) 45.60% 一般建議原物料成本控制在40%左右,但依行業不同會有高有低,一般在30~50%之間
房租 (48,000) 7.45%
一般建議租金+水電控制在10~15%
水電瓦斯 (18,280) 2.83%
薪資 (125,630)
20.30%
一般建議人事成本控制在15~25%,有些比較重人力的行業會到30%,但原物料成本+房租水電+人事費用最好不要超過70%
勞健保 (4,900)
電信費 (991) 0.15%
店面營運還有稅、電信費、垃圾處理費、器材耗損、廣告費等各項雜支,這些雜支會直接影響獲利,最好愈低愈好
稅(每月) (1,267) 0.20%
雜項支出 (506) 0.08%
淨利 150,349 23.30% 小餐飲業淨利能在20%以上算是良好的獲利狀況,如果能達30%以上則是資優生
資料整理:Mr.Market市場先生

財務報表製作步驟1:計算當月營業收入

營業收入是由價格跟銷量決定的,每天的銷量×平均客單價,就是每天的營業收入。
這邊要注意的是,一家店舖營業收入來源可能有很多個,
例如:外賣收入、到店消費現金收入、刷卡收入、第三方支付收入等,
這些錢匯到老闆帳戶中有的還需要扣佣金跟手續費。

為了對帳上方便,餐飲老闆最好開一個獨立的銀行帳戶來收這些錢,
把每個月實際入到帳戶上的金額當作當月的營業收入(若是不同平台入帳有時間差,則需自行調整)。

財務報表製作步驟2:盤點月底庫存並計算當月使用的原物料成本

原物料成本一般是店內支出佔比最大的項目,會大大影響獲利,因此一定要做有效控管。
要計算當月原物料成本花了多少錢,首先每個月底一定要進行庫存盤點,
把店內所有原物料品項及單價列出,算出月底店內原物料庫存價值共有多少。
這個可以用excel把原物料清單及單價列出後,每個月只要鍵入庫存數量就可以快速算出庫存價值。

當月原物料成本=本月原物料花費+(月初庫存-月底庫存)

舉例來說,本月原物料花費為10萬元,月初時庫存3萬元,月底時庫存4萬元,
那麼當月使用的原物料成本為10萬元+(3萬元-4萬元)=9萬元

財務報表製作步驟3:計算當月固定成本(房租、人事費用)

房租跟人事費用屬於財報上的固定成本,
也就是說今天不管店舖營收多少,這些都是固定要支出的成本。
所以如果營業收入愈高,固定成本佔營收的比例就會愈低,淨利自然就愈高。

財務報表製作步驟4:計算當月其他費用
(水電瓦斯、電信費、稅費、各項雜費等)

除了原物料及房租、人事費用三項最大的支出,每個月店鋪還會有各式各樣的費用要支出,
包含水電瓦斯、網路費、電話費、稅費、其他雜費(如垃圾處理費、購買清潔用品、設備器材故障維修、印廣告傳單等)。
這些費用最好在每次花費時用excel登記花費的日期、項目及金額,
這樣一來月底就可以直接快速統計當月花費。

財務報表製作步驟5:製作表格
將營業收入減去各項成本費用算出淨利

將以上各項數字統計好後,最後一樣用excel鍵入各個數字,就可以算出當月的淨利。

淨利=營業收入-原物料成本-固定成本-其他費用

算出淨利後,再將各支出數字除以營業收入,
就可以知道各項支出佔營業收入的百分比及淨利潤是多少。
淨利潤非常重要,它代表每收入100元可以淨賺多少錢,淨利潤愈高,代表獲利能力愈好。

教你分析財務報表 找出問題在哪裡

做好財報後,最重要的就是依據財報找出如何改善成本結構及營運方向,
以下分別就3家店鋪的財報進行模擬分析。

範例1:奶茶店,投入成本300萬

範例1:奶茶店,投入成本300萬

項目 金額 佔營業收入
營業收入 800,000 100%
原物料成本 (320,000) 40%
房租 (55,000) 6.80%
水電瓦斯 (25,000) 3.10%
薪資 (250,000)
31.30%
勞健保 (8,000)
電信費 (1,000) 0.13%
稅(每月) (2,000) 0.26%
雜項支出 (1,000) 0.13%
淨利 138,000 17.30%
資料整理:Mr.Market市場先生

財報分析:

  1. 營收80萬,淨利13.8萬,總投入金額300萬,平均回本時間為300萬/13.8萬=21.7個月,回本時間偏長但尚可接受。
  2. 淨利率只有17.3%,尚有很大的改善空間,細看各項費用支出,原物料成本、房租水電都控制在合理範圍內,其他小項費用支出也不高,但人事成本高達31.3%,遠超出應有的標準(正常應落在15%~25%)。
  3. 深入了解人事成本偏高原因,因為該店鋪開在辦公大樓區附近,中午用餐時段為高峰期,為了應付快速出餐,店面請了8個員工。然而8個員工在其他時段有人力閒置的問題,因此為了降低人事費用,可採取的作法是減少全職員工人數,在高峰時段改為聘用兼職人員。
  4. 若人事費用可降低至20%,淨利率可提升至28.6%,淨利提升至236,000,回本時間縮短為300萬/23.6萬=12.7個月。

範例2:炸雞店,投入成本80萬

範例2:炸雞店,投入成本80萬

項目 金額 佔營業收入
營業收入 250,000 100%
原物料成本 (112,500) 45%
房租 (25,000) 10%
水電瓦斯 (15,000) 6%
薪資 (70,000)
29%
勞健保 (2,500)
電信費 (1,000) 0.40%
稅(每月) (1,000) 0.40%
雜項支出 (1,000) 0.40%
淨利 22,000 8.80%
資料整理:Mr.Market市場先生

財報分析:

  1. 營收25萬,淨利2.2萬,總投入金額80萬,平均回本時間為80萬/2.2萬=36.6個月,回本時間太長。
  2. 此店鋪原物料是跟總公司進貨,成本難以調降,房租水電方面也很難有節省空間,人事費用達29%是超標比較多的項目,但店內員工只有2名全職員工輪流上班,員工方面能節省的空間已經很有限。
  3. 這種狀況下,重點應該放在「如何提升營業收入」,一旦營業收入提升,固定成本房租及人事費用佔比就會下降,淨利潤也會變佳。

底下模擬在其他條件不變的前提下,營業收入提升至40萬的財務狀況,
可以看出淨利大大提升至10.45萬,淨利潤變成26.1%,
平均回本時間變成80萬/10.45萬=7.7個月。

範例2:炸雞店,投入成本80萬
(其他條件不變的前提下,營業收入提升至40萬的財務狀況)

項目 金額 佔營業收入
營業收入 400,000 100%
原物料成本 (180,000) 45%
房租 (25,000) 6.30%
水電瓦斯 (15,000) 3.80%
薪資 (70,000)
18.10%
勞健保 (2,500)
電信費 (1,000) 0.25%
稅(每月) (1,000) 0.25%
雜項支出 (1,000) 0.25%
淨利 104,500 26.10%
資料整理:Mr.Market市場先生

範例3:簡餐店,投入成本150萬

範例3:簡餐店,投入成本150萬

項目 金額 佔營業收入
營業收入 300,000 100%
原物料成本 (170,000) 56.60%
房租 (30,000) 10%
水電瓦斯 (20,000) 6.60%
薪資 (100,000)
35%
勞健保 (5,000)
電信費 (1,000) 0.33%
稅(每月) (1,000) 0.33%
雜項支出 (1,000) 0.33%
淨利 -28,000 -9.30%
資料整理:Mr.Market市場先生

財報分析:

這家店會虧損主要存在兩個大問題,首先是原物料成本高達56.6%太高,
可能原因是食材成本太高或是定價出了問題,需先更換食材或是調整定價,
至少把原物料成本降到50%以下才有獲利空間。
其次,人事費用佔比35%也是超出標準近2倍,
可以改善的方式是調整人力、降低人事費用,或是提升營業收入,讓人事費用佔比降低。
其中可以比較快改善財務結構的方式仍是提升營業收入,
因為砍人力只能降低人事費用佔比,但是提升營業收入可以讓房租、
水電、人事、電信等費用佔比都下降,對淨利潤會幫助較大。

以下財報模擬該店營業額提升至50萬,原物料成本改善至50%,
人事及其他費用不變的前提下,淨利可從虧損2.8萬提升至淨賺9.2萬、淨利率18.4%。
回本時間=150萬/9.2萬=16.3個月。

範例3:簡餐店,投入成本150萬
(人事及其他費用不變的前提下,營業收入提升至50萬的財務狀況)

項目 金額 佔營業收入
營業收入 500,000 100%
原物料成本 (250,000) 50%
房租 (30,000) 6%
水電瓦斯 (20,000) 4%
薪資 (100,000)
21%
勞健保 (5,000)
電信費 (1,000) 0.20%
稅(每月) (1,000) 0.20%
雜項支出 (1,000) 0.20%
淨利 92,000 18.40%
資料整理:Mr.Market市場先生

提醒:財務數字要達到理想化,需要有不斷調整的過程

在新手開店時,財務數字絕對很難一開始就達到理想的標準,原因有幾個:

  1. 剛開店時人力需要抓得比較寬鬆,原因是人員還不上手,且可能有不適任人員需要淘汰,如果剛開店時人員就抓得太緊,可能會產生客人等待時間過長、餐品品質不穩定、因人員流動產生人力不足的問題。
  2. 剛開店時備貨比較難掌控,且容易產生耗損等,因此食材成本有可能偏高。
  3. 剛開店時建議不要做太多活動,目標不要放在衝高營業額,而是要把整個營運流程順暢,並且讓人員快速上手,等到穩定後再做活動增加營業額,會達到相輔相成的效果。

基於以上幾個原因,剛開店前一兩個月,只要不虧損能正常營運就很棒了,
後期透過數字管理,找出問題癥結點再持續改進,相信就能達到較佳的財務指標。

快速重點整理:為什麼要製作餐飲業財報?

  1. 製作財務報表能夠讓餐飲老闆快速了解店鋪營運狀況,老闆或員工平時一定要養成記帳的習慣,清楚每一筆收入跟支出的來源跟去向,這樣製作財報時就會很輕鬆。
  2. 財報做出來後,更重要的是依據數字擬定相對應的改善計畫,這樣才能不斷優化店面的營收跟獲利能力。

市場先生心得:同樣是看財務報表,對投資人和對企業經營者來說,著重的角度不同,
投資人看財報的重點,是找到趨勢和察覺潛在問題,企業經營者看財報的重點,則是用來檢視自己的目標與計畫是否反應在財務上。

事業有很多種,對餐飲業創業者來說,因為餐飲業本質是屬於成本控制非常嚴謹的產業,成本控制的好壞直接決定了利潤高低與企業的長期存續,
如果作為老闆,一定要有一個方法讓自己可以正確地檢視財務狀況,而不是只看感覺、看現金餘額。

巴菲特曾說:想成為一個好的投資者,就必須成為一個好的企業經營者。而作為一個好的企業經營者,又能回頭讓他成為一個更成功的投資者。

餐飲業經營系列文章:(施工中)

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1. 如何找到創業方向、找到客戶、創造利潤?

2. 創業真的很危險嗎?看2個小故事你就懂了

3. 創業需要投入巨大的資本?燒錢其實是迷思

專欄作者:牟均俞 主編:市場先生

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