6個提升生產力、實用的時間管理方法 (番茄鐘工作法、Flora APP、原子習慣)

時間管理》6個提升生產力、實用的時間管理方法(番茄鐘工作法、Flora APP、原子習慣介紹)

之前市場先生在FB社團《Mr.Market投資理財讀書會》,
調查詢問讀者們各自對時間管理、增加生產力最有用的方法是什麼呢?

有許多社友們留言分享了自己常用的方法,
市場先生發現其實大家覺得有用的時間管理方法都很相似,
於是把這些方法整理起來,大致可歸納成6個提升生產力的時間管理方法,
大家常聽到的《番茄鐘》、《Flora APP》、《原子習慣》都有上榜。

如果想更有生產力、克服拖延、更有效率,一起來看看有哪些實用的方法吧。

實用的時間管理方法1:制定每天該的計劃,排定順序

社友們推崇的時間管理方法第1名,就是把每天該做的計劃事先制定好,
應該要前一天就列出明日要做的計劃、寫好待辦清單,並依照優先順序安排好要做的事情,
底下列出幾個社友們提出,不錯的執行方法:

  • 把事情一項一項寫在桌面本子上,做完把它劃掉。
  • 先做完該做的事,再做想做的事。
  • 條列重要且緊急的事情,並規劃不易被打擾的時間來全心處理。
  • 把明天要做的事情分成輕、中、重順序,在睡前整理好順序。

市場先生提示:以前曾經在書上看到一句很震撼的話:「你不可能做完所有的事情。」
意思是時間永遠不會夠,尤其是你專注在一些事業上的時候更是如此,永遠都有做不完的事情,而且不是只有自己有這個困擾,而是無論身分職業大家都一樣。
因此做完事情並不是重點,重點是順序,以及將自己專注力放在當前最重要的事情上,而不是一直去擔心那些還沒做的事。

一個小技巧是:你可以每天列出最多3個重要事項並排定順序,這樣就夠了,不能更多。
重要的事情不是越多越好,如果每件事都很重要,那代表每件事都不重要。

如果事情夠重要,甚至每天只專注解決一個問題,就可以有巨大的成果。

實用的時間管理方法2:運用番茄鐘工作法

社友們認為的實用時間管理方法第2名,就是 番茄鐘工作法(Pomodoro Technique),
台灣數位政委、被日本媒體封為「天才IT大臣」的唐鳳,
也都曾受訪指出自己喜歡用番茄鐘工作法來專心處理事務。

什麼是番茄鐘工作法呢?
簡單來說就是利用25分鐘來工作,
而每工作25分鐘後可短暫休息3~5分鐘,
透過固定的節奏來保持高度專注力。

番茄工作法的流程:

  1. 先決定要完成的事情是什麼。
  2. 設定工作時間(通常是25分鐘)。
  3. 每工作25分鐘就短暫休息3~5分鐘。
  4. 每四個番茄鐘為一組,一組後可休息15~30分鐘。

這種節奏,對於許多工作者來說能夠拉長保持高度的專注力的時間,讓自己更有效率。

目前網路上都有許多番茄鐘工作法的計時器,也有許多番茄鐘工作法的APP可以下載,也有一些免費的網頁工具,
若想提升自己的專注力,不妨去使用看看吧。

以下市場先生整理一些番茄工作法的資源:

  • 參考書:《番茄工作法》博客來連結
  • 網頁版計時器:連結 (不過後來我還是比較喜歡用APP,因為額外好處是可以鎖住手機螢幕,防止自己去划手機)
  • 手機APP番茄鍾: 下面的Flora APP還不錯。

實用的時間管理方法3:移除工作時會分心的物品(Flora App)

你是否常常準備要開始工作卻突然又看一下FB、IG、Youtube,或是收到E-Mail或Line訊息要回覆?

想專注時我們很容易受3C影響而分心,這樣就會影響了原本想做的進度。

許多社友們認為最容易讓工作分心的就是手機,工作時建議手機關機或是關掉網路
可以改善分心、拖延症的問題,那麼具體該怎麼做到呢?

但如果只是不用手機、拿遠一點,似乎也有限。

大家最推崇的就是用《Flora App》,這個APP可以提升專注力,
我自己也下載過幾款相關的APP,後來Flora也是我最後有留在手機上的一款APP。

《Flora App》主要的使用方法:

  1. 下載APP後,選擇想要專注多久時間(類似番茄鍾),然後按【開始】種下一棵樹。
  2. 如果你離開APP去用社交媒體或玩遊戲,這棵樹就會枯萎死亡。(螢幕不能離開它的畫面)
  3. 成功保持專注並完成手邊工作,即可發現新樹種、花草等等植物。

市場先生提示:簡單來說,這就是一個番茄鍾 + 螢幕鎖定,讓你一段時間不能用手機。

另外每次設定時間,其實就是對自己的一個「承諾」,承諾自己接下來一段時間專注,
當我們有實際做出承諾行動時,會比單純靠意志力專注更來的有用一點點。

有需要的可以自己去下載囉。有使用到其他不錯的APP也歡迎留言分享給我。

Flora App
▲透過種樹遊戲的方法,讓你移除工作時會分心的手機,是不是很有趣呢?

實用的時間管理方法4:養成專心的習慣&讓好習慣堆疊(原子習慣)

想要善用時間就要先改變自己的觀念,若是硬逼自己提升效率,其實很難持續下去。
如果能發自內心改變自己的觀念,就能讓專心、不拖延的好習慣深植在心中,
遇到任何事情就不會有拖延的壞習慣。那麼該如何培養出好習慣呢?

許多社友們提到,大家一致推薦從《原子習慣》中學習,這是一本改變習慣的書,它告訴我們:

成功並不是來自於目標改變,而是來自於執行的改變,
微小習慣堆疊起來的過程,實際上就已經在自動化決定未來的成果。

《原子習慣》書中作者提出很多方法,市場先生也濃縮分享自己閱讀後的心得:

  1. 改變要成功,在心理層面必須消耗最小能量。
  2. 比起每次都靠意志力去改變,想像自己已經成為你想要的狀態,可以幫助你減少心理能量的消耗。
  3. 改變要能持續,啟動時必須消耗最小的能量。
  4. 找到每個習慣的關鍵的啟動點,也許是改變環境或創造些小動作,讓啟動可以輕易的完成,並且避開執行時會有巨大能量消耗的事。

先前市場先生有分享過《原子習慣》讀後心得,有興趣的人可閱讀:
為什麼我們難以養成好習慣、改掉壞習慣? 2個幫你改變現狀的技巧-《原子習慣》讀書筆記

書籍:《原子習慣》博客來連結

 

實用的時間管理方法5:制定獎勵機制

每個人都喜歡被獎勵、被鼓勵,若是想要養成自己不拖延的好習慣,
就可以制定獎勵自己的機制,那具體該如何做到呢?

底下市場先生列出幾個社友們提出的辦法:

養成好習慣的獎勵機制:

  • 告訴自己先專心完成這件工作後,就可以得到某個獎勵(例如可以去看喜歡的戲劇、買東西、餐點)。
  • 列好待辦清單並做好記錄,每個週末檢視自己完成/未完成的工作,如果達成率有達標,給自己一個小獎勵。

市場先生提示:
我們之所以會拖延,很可能是我們打從心裡就不喜歡做那件事,或者有些恐懼、抗拒感、害怕失敗等因素。
獎勵機制則是把這些工作和自己喜歡且有動力的事做出連結,減少抗拒感。

以前曾經聽過有人分享過:成功人士會習慣性的時常「慶祝各種小成功」。這點我也還在測試摸索,但應該是一樣的道理。

實用的時間管理方法6:善用時間的小技巧

現代人生活忙碌,若是可以將一些工作安排在零碎的時間中處理,
就能讓工作效率大幅增加,那該如何善用時間呢?

底下列出幾個社友們提出不錯的執行方法:

善用時間的技巧:

  • 善用通勤時間來處理事務。(回訊息、打電話等等)
  • 養成早起的習慣,因為早上時間精神好、可以做更多事。
  • 比平常早起30分鐘,先做最難、最棘手的事情,後面做不完的事再分段處理。
  • 把大目標切割為小目標,利用零碎時間各個完成。
  • 把不想做的事先安排做個5分鐘,成功不難,難在沒有開始而已。

市場先生提示:我也分享3個自己用過覺得不錯的小技巧,

1. 先開始做一點點:例如一篇2000字的稿子,先寫個50字。我們通常都會不喜歡事情做一半的感覺,但問題在於沒有開始。如果已經有開始做一點點,後面你也會因為難以忍受工作做一半,因此很快就會把它也完成。(但任務規模不能太大,不然也沒效果)。

2. 運用行事曆:有些人習慣用筆記本,有些人則是用APP,我覺得用的習慣都可以。
行事曆可以避免自己需要浪費力氣去”記得”一些事情,也可以提早安排進度、避免陷入焦慮。行事曆不是排越滿越好,我們常犯的錯是把所有時間都安排給別人、處理別人的事,但你應該預留時間給自己,無論是安排些重要不緊急的事(學習、運動),或是留給家庭、留白,都是必要的。

3. 外包:要承認自己能力有限,有些事情你真的需要其他人協助。小從打掃、餐點外送,大到一些事業的分工,其實都可以思考外包。我們常常都有個迷思是覺得事情非得自己做不可,很難踏出外包這一步,但真的是這樣嗎?也許克服這個迷思、承認自己能力不足、不是非得自己做不可,帶來的價值遠比外包本身還大的多,這點我也還在學習。

以上就是6個實用的時間管理方法,你覺得對你來說最實用的是哪個呢?

每個人適用的方法不同,比較好的方式是你親自測試練習過,最後找到適合自己的方法。

市場先生過去分享很多投資理財的文章教學,時間管理乍看之下關連不大,但其實跟投資理財非常有關係。
我們投資理最大的目的,不就是為了自己擁有更多時間的選擇權嗎?
如果能讓時間更有價值、效率更好,就代表賺到時間,而賺到時間最終也就等於賺到金錢。

未來也希望可以彙總更多時間管理的技巧,如果你有些心得也歡迎留言和我分享。

最後,
額外分享兩篇以前彙整過的時間管理觀念與書單:

1. 如何做好「時間管理」?讓時間發揮十倍價值的6本書

2. 我的時間管理與工作生產力推薦書單

市場先生粉專,按讚收到更多好文章

額外分享更多我的讀書心得與書單:

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2. 常常在設定目標卻無法完成?原來是你的「完美主義」害的

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編輯:Joy 主編:市場先生


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